«Tener la contabilidad al día» suele entenderse como haber presentado las declaraciones a tiempo. Es mucho menos que eso, y por eso tantas empresas creen estar tranquilas cuando no lo están.
Cuando un empresario dice que tiene la contabilidad al día, casi siempre quiere decir que no le debe declaraciones a la DIAN. Es una buena noticia, pero responde a una pregunta distinta de la que importa: ¿la información que tengo refleja lo que realmente está pasando en mi negocio?
Presentar no es lo mismo que registrar
Una declaración se puede presentar a tiempo con información incompleta. Los plazos se cumplen, el sistema acepta el formulario y todo parece en orden. El problema aparece meses después, cuando hay que explicar una diferencia que nadie detectó en su momento.
Registrar, en cambio, significa que cada operación del mes quedó clasificada donde corresponde, con su soporte, y que los saldos se pueden explicar uno por uno. Eso es lo que permite responder un requerimiento sin entrar en pánico.
Las cuatro señales de que algo no está al día
Los bancos no están conciliados
Si el saldo del extracto y el saldo contable no coinciden, y nadie puede explicar la diferencia partida por partida, la contabilidad no está al día por más que las declaraciones se hayan presentado. La conciliación bancaria es el examen más simple y el que más problemas revela.
La cartera y las cuentas por pagar no se parecen a la realidad
Un auxiliar de clientes con facturas cobradas hace dos años, o con saldos negativos, indica que los registros dejaron de seguir a la operación. Lo mismo pasa con proveedores. Esos saldos terminan inflando el patrimonio y distorsionando cualquier decisión que se tome mirándolos.
El inventario del sistema y el del bodega no coinciden
Si nadie ha hecho un conteo físico en el último año, el costo de ventas es una estimación, no un dato. Y si el costo es una estimación, el margen también lo es.
No hay cierres mensuales, solo cierre anual
Una empresa que solo cierra en diciembre se entera en marzo de lo que pasó en febrero del año anterior. Para entonces ya no hay nada que corregir: solo queda explicar.
La contabilidad no está al día cuando se presentó a tiempo. Está al día cuando usted puede explicar cualquier saldo del balance sin llamar a nadie.
Por qué esto se vuelve caro
Una contabilidad desordenada tiene tres costos que rara vez se suman. El primero es tributario: deducciones que se pierden por falta de soporte, o impuestos pagados de más sobre utilidades que no existieron. El segundo es financiero: bancos e inversionistas leen los estados financieros, y una información débil encarece o bloquea el crédito. El tercero es de gestión, y es el más grande: decisiones tomadas sobre datos que no eran ciertos.
Cómo se pone al día una contabilidad atrasada
El orden importa, porque intentar arreglarlo todo a la vez es la forma más rápida de no arreglar nada.
- Diagnóstico. Establecer hasta dónde llega el atraso real, qué períodos están sin conciliar y qué declaraciones tienen inconsistencias.
- Bancos primero. Conciliar los períodos abiertos es lo que permite confiar en todo lo demás.
- Terceros. Depurar cartera y cuentas por pagar contra la realidad de la operación.
- Inventarios. Conteo físico y ajuste, si el negocio los maneja.
- Correcciones tributarias. Evaluar el efecto de corregir frente al de no hacerlo, y elegir la vía con menor sanción.
- Rutina mensual. Definir un calendario de cierre con responsables y fechas, para que el atraso no vuelva.
Ese último punto es el que decide si el esfuerzo sirvió. Poner al día una contabilidad sin establecer una rutina de cierre es barrer una casa y dejar la puerta abierta.
¿Quiere revisar cómo se aplica esto a su caso concreto? La primera conversación no compromete a nada.
Consultar por WhatsApp
Jerson Leandro Salazar Arenas Contador público de la Universidad del Quindío y especialista de la Universidad Nacional de Colombia. Revisor fiscal y auditor con más de 14 años de ejercicio en Armenia y en todo el país.
