Cambiar de contador cuesta tiempo, dinero y tranquilidad. Estas son las siete preguntas que conviene hacer antes de firmar, y lo que revela cada respuesta.
Elegir contador se parece más a elegir médico que a contratar un proveedor. Va a conocer la información más sensible de su empresa, va a firmar documentos que comprometen su patrimonio y, si se equivoca, quien responde ante la DIAN es usted. Vale la pena dedicarle una conversación seria.
1. ¿Está inscrito ante la Junta Central de Contadores?
Parece obvio y no lo es. Solo un contador público inscrito, con tarjeta profesional vigente, puede certificar estados financieros y firmar declaraciones tributarias. La inscripción se puede verificar en línea, y pedirla no es una ofensa: es lo mínimo. Si la pregunta incomoda, ya obtuvo información.
2. ¿Ha trabajado antes en mi sector?
La contabilidad de una IPS no se parece a la de una constructora, y ninguna de las dos se parece a la de una copropiedad. Cada sector tiene sus propias trampas: el reconocimiento de ingresos, el tratamiento de los anticipos, las retenciones que aplican, los organismos que vigilan. Un contador que ya se equivocó en ese terreno —y aprendió— le va a ahorrar el tiempo de equivocarse usted.
3. ¿Quién va a hacer el trabajo, exactamente?
En muchas firmas, quien llega a la reunión comercial no es quien lleva la contabilidad después. No hay nada malo en trabajar con un equipo, siempre que usted sepa quién revisa, quién firma y a quién le escribe cuando algo urge. Pídalo por escrito en la propuesta.
4. ¿Qué incluye y qué no incluye la tarifa?
Las tres fuentes de conflicto más frecuentes son las mismas casi siempre: los meses con más volumen, la atención de requerimientos de la DIAN y la puesta al día de períodos anteriores. Si esos tres puntos quedan definidos en la propuesta, el resto suele fluir. Si no quedan definidos, aparecerán después como cobros adicionales.
5. ¿Con qué frecuencia voy a recibir información y en qué formato?
Una contabilidad que solo se ve en marzo no sirve para decidir. Acuerde desde el principio qué va a recibir cada mes y cuándo. Un informe que llega el día 25 del mes siguiente todavía permite corregir; uno que llega en abril del año siguiente solo permite lamentar.
6. ¿Qué pasa si hay un error?
Los errores ocurren. Lo que distingue a un profesional no es no cometerlos, sino cómo responde: si avisa antes de que el problema crezca, si asume la corrección, si tiene póliza de responsabilidad civil. Pregunte directamente cómo manejó el último error grande que cometió. La forma de contestar dice más que la respuesta.
7. ¿Me va a decir lo que no quiero oír?
Esta es la más importante y la que casi nadie hace. Un contador que solo confirma lo que el gerente ya decidió es un gasto, no un asesor. El valor de la asesoría aparece justamente cuando alguien dice «esto que quiere hacer tiene un riesgo y se lo voy a explicar», aunque incomode.
El contador barato que nunca contradice termina costando el doble: primero su honorario, después la sanción.
Una señal de alerta que conviene conocer
Desconfíe de quien promete resultados tributarios concretos antes de haber visto un solo documento. Nadie puede saber cuánto va a pagar de impuestos una empresa sin revisar su información. Quien lo asegura de entrada, o está adivinando, o está pensando en atajos que a usted no le conviene tomar.
Y antes de terminar la relación anterior
Pida la información completa: libros, soportes, declaraciones presentadas y accesos al software. Es suya. Hacer el empalme con orden evita que el contador nuevo empiece reconstruyendo el pasado en lugar de ordenar el presente.
¿Quiere revisar cómo se aplica esto a su caso concreto? La primera conversación no compromete a nada.
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Jerson Leandro Salazar Arenas Contador público de la Universidad del Quindío y especialista de la Universidad Nacional de Colombia. Revisor fiscal y auditor con más de 14 años de ejercicio en Armenia y en todo el país.
